Senzație de suprasolicitare? Dacă sunteți, apoi, fără a mai dori să adăugați la grijile dvs., amintiți-vă că este un cerc vicios. Potrivit studiului britanic privind cel mai sanatos loc de muncă, stresul ridicat și lipsa activității fizice determină industrii să piardă până la 27 de zile de productivitate pe angajat în fiecare an. Modelul este familiar cu toți bărbații cu gură de sânge cu sânge roșu: o grămadă de întâlniri înseamnă că nu există timp pentru sala de gimnastică și o masă de seară planificată se transformă într-o lovitură de merinde din ultimul minut de la Deliveroo. Problema? Viața cu carbohidrați și lipsa de exerciții îl fac pe Jack un băiat neproductiv - și după o altă zi de întârziere a e-mailului și a proasta zdrobire a sufletului, problema este mai rău, nu mai bună. E timpul să rezolvăm.
Introduceți Graham Allcott, fost CEO și autoproclamat "ninja de productivitate". "Nu sunt unul dintre acei oameni natural organizați", spune Allcott. "Stilul meu natural de lucru este exact invers: subțire, bazat pe idei, mai confortabil la nivel strategic decât nivelul" face ", alergic la detalii și nerealist cu privire la ceea ce se poate realiza într-o anumită perioadă de timp. Toate aceste caracteristici sunt, în felul lor, printre puterile mele și mi-au făcut succes în lucrurile pe care le-am făcut ".
În timp ce Allcott spune că joacă la aceste puncte forte, el le recunoaște, de asemenea, "ca slăbiciunile care le-au afectat. Schimbarea propriilor obiceiuri proaste și dezvoltarea unor noi, puternice și pozitive, mi-a dat capacitatea de a ajuta pe alții să facă același lucru ". Prin schimbarea managementului timpului pentru managementul atenției, a fi nemilos prin e-mail și suprasolicitarea informației, Allcott promite că veți obține toate lucru făcut și au timp pentru prepararea în loturi, presarea bancurilor și ocazionalul de apariție a Netflix - și vă veți simți mai bine dimineața. Cercul vostru începe aici.
Eliminați stresul
Stresul este inevitabil - este răspunsul chimic al organismului dvs. la situații dificile și periculoase. Problema dvs.: mecanismele care au evoluat pentru a vă proteja de tigrii cu sabie nu au avut timp să se adapteze la mesageria instant și mereu la telefoanele iPhone, iar afluxul constant al stresorilor mici este un criminal de productivitate. "Indiferent de ce lucrăm, nivelurile de adrenalină ne pot conduce spre a face imposibilul posibil", spune Allcott. "Dar când traversăm linia de la adrenalină sănătoasă la nesănătoase, stresate și nefericite, trecem de la motivație și impuls la a fi înăbușite." Recunoaște când se întâmplă și vei putea să o rezolvi.
Identificați declanșatoarele dvs.
Diferiți oameni se descurcă bine (și prost) cu situații diferite. "Trei zone de stres cheie pentru majoritatea oamenilor sunt panică în legătură cu supraîncărcarea muncii, lipsa de claritate cu privire la ce trebuie făcut și luarea unor decizii dificile", spune Allcott. Luați cinci minute pentru a evalua de la 1-5 cât de îngrijorător este fiecare dintre acestea și veți ști unde să vă concentrați eforturile.
Obțineți o perspectivă
Este ușor să credeți că oricine altcineva se mișcă mai repede decât dvs. și obțineți mai mult, mai ales dacă acordați atenție feed-urilor de social media. Gândește-te la fața pe care o prezinți lumii față de orice sentimente negative pe care le-ai putea avea de fapt și nu uita că alții fac același lucru.
Combaterea acestor declanșatoare
Acum folosiți lista dvs.: care este primul pas spre abordarea stresorilor pe care tocmai i-ați remarcat? Dacă vagitatea despre obiective este o problemă, de exemplu, lucrați la clarificarea acesteia - fie că înseamnă să stați singur, fie să vă planificați o întâlnire pentru ao rezolva împreună cu un coleg. Dacă este supraîncărcarea, faceți o listă cu diferitele dvs. sarcini și decideți care este cel mai productiv pas pe care îl puteți lua pe fiecare dintre ei chiar acum.
Îmbrățișează conflictul (când trebuie)
Nimănui nu-i place conflictul decât sociopatii, dar uneori este necesar. Închirierea conflictelor este un factor cheie de stres. Dacă vă puteți adresa unul chiar acum, faceți-o. Calm și cu respect, bineînțeles.
Păstrează-l jucăuș
Obiectivul pentru o stare de impuls plin de productivitate, în care sunteți pozitivi, relaxați și controlați. Amintiți-vă: singurul lucru care este diferit de aici, de a vă simți stresat, blocat și amorțit, este ceea ce se întâmplă în mintea voastră.
RECOMANDAT: Cum să facem față stresului la locul de muncă
Obțineți organizarea
În cazul în care biroul dvs. este o movilă de hârtie și desktop-ul calculatorului dvs. arata ca o viscolă, este timpul să se retragă. "Ca mulți oameni, folosesc sisteme de referință pe hârtie din ce în ce mai puțin în aceste zile și aș vrea să ajung la un punct în care am fost cu adevărat fără hârtie - dar sunt momente când numai depunerea de hârtie va face", spune Allcott. "Ideea de a obține un birou fără hârtie pentru mine pare a fi obiectivul greșit de urmărit. Începeți cu "o hârtie mult mai mică". "Iată cum se face.
Fii nemilos
Aruncați sau reciclați orice bucată de hârtie care conține materiale ușor accesibile pe web, inclusiv ziare sau reviste arhivate. Accentuați-vă la mărturii și lucruri pe care probabil veți avea nevoie de copii fizice - de exemplu, certificate și dovezi de adresă.
Aveți un "parc de idei bune"
Acesta este motivul pentru care puteți să căutați, să încercați sau să urmăriți lucrurile atunci când sunteți blocați pentru idei pentru viitor. Ar putea fi o listă cu aplicații sau doar un document bazat pe cloud.Includeți o sub-listă pentru recomandări pentru muzică / film / YouTube, atunci când aveți nevoie de divertisment sau aveți la dispoziție zece minute.
Scrieți liste de verificare
Pentru orice activitate obișnuită, ei vor salva spațiul creierului. Păstrați-le pentru magazinul dvs. săptămânal, sarcini pe care trebuie să le faceți săptămânal sau lunar și pentru lucruri sociale care altfel vor fi împinse în partea din spate a coadă. Da, sună-te pe mama ta.
Păstrați un calendar
Suna ridicol de simplu, dar o faci de fapt? Păstrarea unui program online de întâlniri obligatorii trebuie să elibereze un spațiu de memorie important pe care altfel îl puteți folosi pentru a vă urmări. Dacă v-ați angajat într-o versiune pe hârtie, faceți fotografii frecvente cu telefonul.
Practica luarea deciziilor
Fiind nemilos, este greu la început, dar odată ce faceți incursiuni în supraîncărcarea informațiilor, adresându-vă e-mailurilor și utilizând liste de verificare, va fi ușor. Stinge-l - recompensa va merita.
Fii mai productiv
Vechea listă de sarcini este sortită. "Nu este suficient să ne oferim agilitatea de a gestiona diferitele niveluri de complexitate pe care le întâlnim în activitatea noastră de cunoaștere - de la acțiuni imediate până la acele lucruri pe care le-am putea face, până la sarcini mai largi, la nivel de proiect", spune Allcott. "Unul dintre motivele pentru care listele de sarcini standard nu funcționează este că ei încearcă adesea să facă ceea ce ar trebui să separați în două sau trei liste diferite". Iată noua versiune multi-strat.
Lista proiectelor
Un proiect este orice lucrare care necesită mai mult de câțiva pași pentru a termina. Noțiuni de bază despre un telefon nou, să zicem, nu este doar un singur lucru: înseamnă cercetare, comparații de prețuri, cumpărături și apeluri telefonice. Lista de proiecte ar trebui să fie pentru lucruri pe care nu trebuie să le faceți zilnic, dar că veți avea nevoie de un memento pentru a verifica dacă faceți progrese - poate o dată pe săptămână. Pentru orice proiect, decideți ce rezultat doriți și cum veți măsura succesul înainte de al scrie.
Lista de acțiuni principale
Aceasta este lista dvs. cea mai dinamică și cea mai dinamică și ar trebui să conțină toate acțiunile pe care le puteți face acum pentru fiecare proiect pe care lucrați. Fiți mai degrabă specifici decât generali: "repetați prezentarea proiectului și decideți schimbările finale" este mai bună decât "prezentarea finală", de exemplu. Cu această listă realizată, veți fi mereu clar ce să faceți în continuare. Concentrați-vă pe următoarea acțiune, nu pe una care necesită informații de la alte persoane înainte de ao putea termina.
Lista zilnică de activități
Aceasta este o selecție concentrată din lista dvs. de acțiuni principale. "Gândiți-vă la Lista de acțiuni principale ca la un dulap plin de haine și lista dvs. zilnică de lucru ca lucrurile pe care le veți purta astăzi", spune Allcott. Scrieți-o pe o notă Post-it sau marcați câteva lucruri ca "prioritate înaltă" în calendar. Nu sunteți supraumani, deci alegeți cele două sau trei lucruri cele mai importante și călătoresc impulsul de a le face.
Supraîncărcarea informației finale
Regândiți conectivitatea
Verificarea e-mailului și a mass-mediei sociale este reconfortantă deoarece se simte ca făcând progrese. Nu este. Primul pas: dezactivați fiecare sunet și grafică care vă permite să verificați e-mailurile noi. Modificați modul de gândire de la "verificare" la "procesare". De fiecare dată când deschizi căsuța poștală, scopul tău este să procesezi ceea ce există, să nu vezi pur și simplu dacă ceva este nou.
Utilizați Ds
Noua dvs. mantra: Ștergeți, faceți-o acum (dacă va dura mai puțin de două minute), faceți mai târziu, delegați sau Decideți că nu are nevoie de o acțiune, dar poate fi depusă - fie pentru referințe ulterioare, fie pentru a verifica dacă altcineva a urmat-o.
Configurați un e-mail "rând de deces"
Mutați fiecare e-mail cu vârsta de peste șase luni în folderul propriu. Adăugați un calendar în calendar cu șase săptămâni în viitor și dacă nu ați avut nevoie de aceste e-mailuri până atunci, ștergeți-le. În mod similar, configurați un filtru pentru a șterge e-mailurile de la persoanele care au părăsit compania dvs.
Nu observați subdirectoarele
Aveți nevoie de trei: acțiunea, citirea și așteptarea (adăugați un @ dacă este necesar pentru a le păstra în partea de sus a structurii de directoare a e-mailului dvs.). Acțiunea este pentru lucruri care necesită o acțiune care va dura mai mult de două minute. Citiți este pentru e-mailuri mai lungi pe care va trebui să le obțineți în cele din urmă. Se așteaptă e-mailuri unde aștepți pe altcineva să facă ceva - și unde vrei o concluzie reușită. Dacă nu vă pasă, nu vă deranjați să le urmăriți.
Du-te întuneric
Acum că sunteți mai organizat, mai degrabă decât verificarea e-mailului ori de câte ori simțiți, faceți-l la momente stabilite. O posibilă abordare este 50-50 - o scanare rapidă a căsuței poștale dimineața, apoi nu e-mail până după-amiaza, când puteți merge tot-out.Alternativ, setați trei ore regulate: dimineața devreme, prânzul și sfârșitul zilei, de exemplu, sau, dacă vă aflați într-o afacere deosebit de reactivă, alocați zece minute o dată pe oră, pe oră.
Concentrați-vă atenția
Uitați de gestionarea timpului. În era de informare, unde este mai importantă atenția. "În locurile de muncă bazate pe cunoaștere - care sunt într-adevăr singurele locuri de muncă care se opun automatizării - sunteți simultan șeful și muncitorul", spune Allcott. "Esti responsabil pentru nu numai sa faci munca, dar sa hotarasti ce lucru este si sa decizi daca sa reactionezi la noile intrari prin schimbarea prioritatilor tale." Rezultatul: conflictul, indecizia si amanarea, din moment ce este greu sa stii cand "seful "Sau modul" gândire "se termină și începe modul" lucrător "sau" face ".
Înțelege atenția
Este o resursă mai limitată decât timpul. Este ușor să recunoașteți faptul că atenția dvs. nu a reușit dacă sunteți pe Twitter timp de șase ore pe zi, dar dacă cheltuiți 80% din atenția dvs. mergând la întâlniri, atunci nu fiți surprinși dacă nu aveți nicio atenție pentru alte lucruri. Gândiți-vă atenția, nu timpul, ca noua dvs. monedă și împărțiți-o în faze proactive, active și inactive. Scopul de a vă face cea mai bună lucrare în timpul exploziilor de proactivă și salvați munca de grunt pentru o perioadă inactivă.
Pregateste-ti orarul
Pe hârtie, cartografiați o zi medie: orele de începere și terminare, pauzele și orice lucrare efectuată înainte sau după orele programate. Lucrați când sunteți cei mai atenți sau mai lenți - sunteți un starter lent sau leneș după prânz? Rețineți orice surprize și căutați cel mai bun moment pentru a vă face sarcini complexe sau dificile. Nu pierdeți cele mai productive momente ale căutării facturilor și schimbarea cartușelor de imprimare.
Gândiți-vă la modul "seful" și la "modul de lucru"
Continuă să gândești și să faci separat și vei îmbunătăți ambele. Planificați deciziile cheie, planificarea proiectului și gândirea creativă pentru cele mai proactive momente - chiar după prima dvs. cafea de dimineață, să zicem. Deciziile de zi cu zi pot să aștepte timpi mai puțin productivi și să salveze chestii precum dezmembrarea căsuței poștale sau a biroului pentru ceață după masă.
Protejați-vă atenția
Există două tipuri principale de scurgere în atenția dumneavoastră: interne și externe. Primul este mai ușor de manevrat: răspundeți la e-mail în loturi, mai degrabă decât în momentul în care acesta sosește, și alocați timpi în care vi se permite să realizați cercetări pe internet. Sistemele de atenție exterioară sunt mai dure, dar dacă reușiți să scăpați de ele, evitați întâlnirile inutile și comutați telefonul numai la momente stabilite, în loc să fiți accesibili tot timpul. Dacă puteți, lucrați ocazional din cafenele - nu este nimic de făcut acolo decât să beți cafea și să faceți cea mai bună lucrare.
Creați buzunarele de atenție
Aceasta înseamnă găsirea timpului în timpul zilei în care nu faceți nimic. Păstrați fișierele de lectură fizice și digitale - un portofel A4 și aplicația Instapaper o va face - pentru a vă putea recupera în timpul deplasărilor sau a perioadelor de nefuncționare. Odată ce aceasta este a doua natură, încercați o "listă de gândire", o serie de decizii importante pe care le păstrați sincronizate cu telefonul pe care le puteți face referire atunci când așteptați în coada de comandă de auto-service.
Opriți multitaskingul
Multitasking-ul este o prostie de 90 de ani. Prin forțarea creierului să treacă de la un lucru la altul, într-adevăr, folosiți o mulțime de eforturi mintale pentru stabilirea timpului și trăgându-vă departe de a face (și finisați) lucrurile. Monotaskingul, concentrându-se asupra unui singur lucru, este soluția.
Pleacă de la birou
"Mediul de lucru poate fi plin de întreruperi și zgomot - presiune, provocare, deschisă și frenetică", spune Allcott. "Este posibil să aveți nevoie de cea mai bună lucrare de atenție proactivă în afara acestei locații." Disciplina șeful dvs. să accepte acest lucru prin explicarea faptului că trebuie să lucrați acasă sau într-o cafenea pentru o zi - apoi asigurați-vă că faceți o parte din munca cea mai productivă acea zi.
Colectați idei bune
A avea metode de captare a ideilor bune fără a le distrage. Păstrarea butonului "Așteptați" Twitter pentru lucrurile pe care doriți să le referiți este o opțiune. Utilizarea ecranului de pe ecranul telefonului sau a unui document Google Drive deschis este altul.
Programați amânarea
Producătorii de mașini de jurământ jură pe timerul Pomodoro, numit după acei timeri în formă de roșii, populari în bucătăriile de înaltă calitate. Găsiți unul gratuit de la tomato-timer.com și utilizați-l pentru a programa zboruri regulate de 25 de minute de lucru neîntrerupt, cu bucăți de cinci minute de Twitter / Instagram / Angry Birds în între.
Au mai puține întâlniri
Oamenii sunt animale sociale, așadar întâlnirile par a fi o utilizare productivă a timpului. De asemenea, unii oameni se bucură de biscuiți și ineficiență. Iată strategia dvs. de gestionare alternativă.
Hijack birouri
Asigurați întâlnirile dvs. unu-la-unu și trimiteți un e-mail care solicită permisiunea de a ieși din biroul cuiva. Dacă nu răspund (sau vă evită), trebuie să vă întoarceți la biroul lor - dacă altceva nu vor fi dornici să scape de tine, reducând padding-ul care face întâlniri în cameră.
Încearcă MBWA
Management-By-Walking-Around este un constructor de consens pentru persoanele care nu au timp: vizitați departamentele clădirii dvs. de două sau trei ori pe săptămână, purtând un notebook dacă este necesar pentru a captura orice acțiuni sau idei pe care trebuie să le urmați.
Gândiți-vă la nivelul cerului
Problema cu majoritatea întâlnirilor este că acestea se concentrează pe detalii, nu pe imaginea de ansamblu. Când sunt inevitabile, folosiți-le pentru a vă concentra asupra întrebărilor precum "Ce este important aici: calitate sau cost?" Sau "Care este abordarea generală?" Odată ce lucrurile mari au decis, acțiunile corecte vor urma în mod natural.
Cum să fii o productivitate Ninja: Fii mai îngrijorat, realizează mai mult și iubesc ceea ce faci de Graham Allcott este disponibil acum (Icon Books, £ 8.99), cumperi pe Amazon
